关于做好2017年度档案归档工作的通知

发布者：许海燕发布时间：2018-07-11浏览次数：4531

校属各单位：

按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）等档案法律法规规定和档案管理规范要求，我校将启动2018年档案归档工作。请各单位将本部门2017年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交档案馆，2017年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请分年度整理好后一并归档。现就做好2017年度档案归档工作通知如下：

一、工作要求

1、我校产生的各类档案是我校各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各单位、学院是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作。

2、各单位要严格贯彻部门立卷制度，进一步加强对本单位档案工作的领导，兼职档案员要切实履行岗位职责，确保归档文件材料收集齐全完整，整理规范，并按时移交档案馆。

3、严格按照各项档案法律法规规定和档案管理规范要求，依法治档，规范治档，严禁将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有或放置立卷部门自行保管。

4、在对文件进行整理、归档过程中，请加强与档案馆的沟通交流，共同做好2017年度档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。

二、归档范围

1、凡属2017年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档。各种载体（如照片、光盘、磁盘、磁带、电子文件等）文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。

2、2017年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

3、2017年度各单位举行重大活动、专项重要工作（如：扶贫工作、审计工作、招投标工作、专业认证、教育部本科教学审核评估等）形成的、具有保存价值的文件材料，要按活动、工作内容立专题卷归档。

4、各单位在2017年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。

5、各单位获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

6、各学院2017届毕业生照片、班级合影及2017届以前应归档未归档的毕业生照片、班级合影等文件材料。

7、2017年以前应归但未及时归档的文件材料。

三、归档要求

1、文件类的归档材料以件为单位归档。校内发文的排列顺序为：正本—拟稿封面—底稿；上级来文的排列顺序为：文件处理签—正本。正文须加盖发文单位的公章。底稿须使用碳素黑笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔等。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

2、科研、基建、设备及科技开发等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，加盖立卷单位的公章，保持档案的成套性、完整性。

3、本科生成绩归档材料，须以学院、班级为单位按次序排列，每个班级须附封面及学生名单学号目录。研究生成绩、成人高等教育成绩参照本科生成绩材料归档。

4、声像归档材料（照片、光盘、磁盘等）须标明事由（事件）及时间、地点、人物，填写《ku游官方声像档案移交表》（见附件1）。各学院归档的毕业生合影照片须按排从左至右顺序依次标注合影人员名单，填写《ku游官方毕业生合影照片备考表》（见附件2）。2017年以前应归但未及时归档的声像材料分年度整理好后一并归档。

5、实物档案归档须标明事由（事件）及时间、地点、人物；电子档案归档须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。

6、归档材料应是原件，复印件原则上不得归档，要求文字清晰、用纸规范。

7、归档材料必须完整，如请示与批复、正文与附件等应一并归档，不得遗漏和散失。

8、电子文档与纸质文件同时归档。在移交归档材料的同时移交对应的纸质版和电子版档案目录。

9、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

10、将文件材料有字迹的页面用铅笔逐页编写页码，无字迹的页面不编页码，编页码的位置在非装订边的下角，页码编写要求不漏号，不重号。

四、归档时间

1、学校各党政部门和能按年度归档的其他单位，请于2018年4月25日前移交2017年度产生的以及2017年以前应归但未及时归档的各类文件材料；

2、按教学年度归档的部门，请于2018年4月30日前移交上一教学年度归档材料以及应归但未及时归档的材料。

3、科研、基建和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

五、归档程序

1、归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，验收合格后方可办理移交手续。