校属各单位：
按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《ku游官方档案管理办法》（校字〔2018〕98号）、《ku游官方档案馆收集档案范围细则及工作方案》（校字〔2018〕99号）等档案法律法规规定和档案管理规范要求，我校将启动2019年档案归档工作。请各单位将本单位2018年度产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交档案馆，2018年度以前未及时归档的文件材料，请分年度整理好后一并归档。现就做好2018年度档案归档工作通知如下：
一、工作要求
1、学校产生的各类档案是学校各项活动真实的历史记录，集中反映着学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，具有无法替代的凭证、参考、宣传和教育作用。各单位、学院是学校档案工作的源头，要高度重视并切实做好年度档案归档工作。
2、各单位要严格贯彻部门立卷制度，进一步加强对本单位档案工作的领导，兼职档案员要切实履行岗位职责，确保归档文件材料收集齐全完整，整理规范，并按时移交档案馆。
3、严格按照各项档案法律法规规定和档案管理规范要求，依法治档，规范治档，严禁将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有或放置立卷单位自行保管。
4、切实做好学校机构人员调整过程中的档案工作，各单位要明确档案收集、整理要求、档案清点、交接程序、交接内容等工作。新成立的单位要及时确定档案工作分管领导和兼职档案员，讨论确立本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，报档案馆审查同意后执行。
5、在对文件进行整理、归档过程中，请加强与档案馆的沟通交流，共同做好2018年度档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。
二、归档范围
1、凡属2018年1月1日至12月31日期间，学校党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、专题、声像、实物等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档。各种载体（如照片、光盘、磁盘、磁带、电子文件等）文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。
2、2018年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。
3、2018年度各单位举行重大活动、专项重要工作（如：扶贫工作、审计工作、招投标工作、硕士学位授权点工作、学科评估工作、校庆工作等）形成的、具有保存价值的文件材料，要按活动、工作内容立专题卷归档。
4、各单位在2018年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。
5、各单位获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。
6、2018年度以前应归但未及时归档的文件材料。
各单位文件材料归档范围和档案保管期限表（征求意见稿）已根据反馈意见再次修订，请各单位查询档案馆网站“业务工作—归档范围”栏目并参照执行。其间，如有任何疑问或建议请及时联系档案馆。
三、归档要求
1、文件类的归档材料以件为单位归档。校内发文的排列顺序为：正本—拟稿封面—底稿；上级来文的排列顺序为：文件处理签—正本。正文须加盖发文单位的公章。底稿须使用碳素黑笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔等。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。
2、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷，加盖立卷单位的公章及骑缝章，保持档案的成套性、完整性。
3、实物、声像类归档材料（照片、光盘、磁盘等）须标明事由（事件）及时间、地点、人物；电子档案归档须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘。
4、各学院需加强组织领导，做好应届毕业生登记表、毕业生合影照片、毕业生个人照片的收集工作，具体归档工作另行通知。
5、归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。各类文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
6、归档材料必须完整，如正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应齐全完整归档，不得遗漏和散失。
7、电子文档与纸质文件同时归档。在移交归档材料的同时移交对应的纸质版和电子文件材料归档移交清单。
8、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
9、文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角），页码编写要求采用2B铅笔书写，不漏号不重号。
四、归档时间
1、党群、行政、外事、科研和出版物档案请于2019年4月25日前归档。
2、教学档案中的综合管理文件材料请于2019年4月25日前归档。学籍类及教学的其他材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于当年寒假前一次性归档。
3、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收合格后2个月内归档。
4、仪器设备档案在设备开箱验收、调试完毕使用后2个月内归档，引进设备在索赔期满后归档。
5、财会档案可由财务部门保管1-3年，期满前归档。
6、声像档案应在完成制作后半年内归档。
五、归档程序
1、归档验收：文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否齐全、完整，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后重新归档。
2、归档手续：归档单位移交文件材料时需提前填写《ku游官方文件材料归档移交清单》（见附件1），移交清单一式两份，纸质和电子双套，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。
各单位在收集整理及归档移交过程中如有疑问，可与档案馆业务指导与信息技术科（实验综合楼321）咨询、索要相关文件材料（联系电话：63513030）
ku游官方档案馆
2019年3月22日